您现在的位置： 认证机构对受审核方的质量管理体系进行现场审核后，对发现的不符合事实，视其严重程度和性质，一般会出具一定数量的《不符合项报告》，并经受审核方确认。同时，要求受审核方在限定的时间内分析不符合项产生的原因，采取相应的纠正措施，并提供纠正措施实施有效的证据。但有些受审核方在处置不符合项报告时存在一些问题，影响了体系运行效果。
一、对不符合项的确认不慎重、不认真
一般情况下，审核组均要求受审核方指派一定数量的人员陪同审核组进行审核。陪同人员的作用主要有两个，一是在审核中起向导作用；二是记录审核的情况，尤其是见证不符合项的事实，为受审核方确认《不符合项报告》作证。但是，有些陪同人员在审核过程中漫不经心，不认真记录；一些受审核方的领导认为，只要能通过审核，有多少不符合项都一概确认，并严令下属不准与审核组争辩。因此，审核组与受审核方交换意见、确认不符合项事实时，陪同人员大多不讲话，即便发现与事实不符也不作任何解释和申辩，一概签字确认。
在审核过程中，审核人员的时间有限，采用抽样方法所发现的事实也有限。受审核方人员情绪紧张、陈述不足、反应过慢等多种因素，往往导致不能提供符合要求的证据。有的审核人员综合素质和审核水平偏低，对事实作出的判断和审核结论也有值得商榷之处。所以，受审核方必须认真核实审核发现的事实，可以提供补充证据的应立即提供；若认为审核人员出具的不符合项报告与事实不符应立即申辩，尽量减少和消除不必要的不符合项报告。否则，盲目确认将给下一步的原因分析和采取纠正措施带来困难和尴尬。比如，某电动工具生产企业，其产品的塑料外壳加工和电驱线圈的浸烘漆过程是外包完成的。由于审核员未仔细核查，仅凭经验认为这两个过程为特殊过程，便询问受审核方是否制定相应的加工工艺对其进行控制，因回答没有制定，审核员就出具了书面不符合项报告。其实，受审核方只要向审核人员讲清楚具体的加工过程控制由供方按其具体的工艺、设备条件实施即可。若受审核方不作任何解释而确认，其后进行的原因分析自然是学习文件不够，采取的纠正措施则是制定根本不会采用的《注塑过程控制要求》和《电驱线圈浸烘漆工艺》。
二、对不符合项的原因分析不准确
有些受审核方对不符合项的原因分析，往往仅停留在表面。比如，审核员检查某企业产品出厂检验的抽检记录时发现，抽样的数量与其《检验规程》的规定不符，并发现《检验规程》只规定了抽样检验的比例而未明确合格与否的判定准则和方法。对此，企业的原因分析只是检验人员没有认真学习理解《检验规程》，而真正的原因是《检验规程》不符合相应标准的要求或不适应企业的实际情况，使得检验人员无法实施。
还存在一种情况，即将不符合的事实再复述一遍作为原因分析。比如，某企业的《不符合项报告》将“销售部门未按程序文件的规定对顾客要求进行确定和评审”作为不符合的事实，而其原因分析则是“销售部未按文件规定进行合同评审”。显然，只是重复了一遍报告的事实，而没有分析原因。笔者认为，原因分析应当体现在为什么没有对顾客的要求进行确认和评审：是相关人员不了解文件规定的要求，还是文件对需确认和评审的内容界定不清。否则，无法采取有针对性的纠正措施。
三、见证材料的有效性和可信性比较低
为证实受审核方针对不符合项所采取纠正措施的有效性，大多数认证机构均要求受审核方提供一定的见证材料。既然是见证材料，就必须有效和真实可信，但事实并非如此。
比如，受审核方向审核人员提供的三个回月前的产品出厂检验记录显示，检验员未按回照《产品出厂检验规程》规定的抽样方法实施回抽样检验。对于这个不符合标准和体系文件'要求的事实，受审核方采取了幼强检验人员回培训和强化检验流程监督检查"的措施。为证回明纠正措施的有效性，受审核方应当提供近期严格按照检验规程规定的抽样方法实施抽样检验的记录，但受审核方提供的却是补做的三个月前的产品检验记录。显然，这样的记录是无效和不可信的。
笔者在审核中，经常遇到的一个问题就是"补"记录。有些记录可以后补，但绝大多数在质量管理体系运行中形成的记录（如产品检验记录、不合格品处理记录、过程的监视测量记录、培训记录、内部审核记录等）是无法后补的。即便补了出来，也是自相矛盾、漏洞百出，难以自圆其说。所以，作为证明纠正措施有效性的见证材料应是采取措施以后的运行记录。
一、对不符合项的确认不慎重、不认真
一般情况下，审核组均要求受审核方指派一定数量的人员陪同审核组进行审核。陪同人员的作用主要有两个，一是在审核中起向导作用；二是记录审核的情况，尤其是见证不符合项的事实，为受审核方确认《不符合项报告》作证。但是，有些陪同人员在审核过程中漫不经心，不认真记录；一些受审核方的领导认为，只要能通过审核，有多少不符合项都一概确认，并严令下属不准与审核组争辩。因此，审核组与受审核方交换意见、确认不符合项事实时，陪同人员大多不讲话，即便发现与事实不符也不作任何解释和申辩，一概签字确认。
在审核过程中，审核人员的时间有限，采用抽样方法所发现的事实也有限。受审核方人员情绪紧张、陈述不足、反应过慢等多种因素，往往导致不能提供符合要求的证据。有的审核人员综合素质和审核水平偏低，对事实作出的判断和审核结论也有值得商榷之处。所以，受审核方必须认真核实审核发现的事实，可以提供补充证据的应立即提供；若认为审核人员出具的不符合项报告与事实不符应立即申辩，尽量减少和消除不必要的不符合项报告。否则，盲目确认将给下一步的原因分析和采取纠正措施带来困难和尴尬。比如，某电动工具生产企业，其产品的塑料外壳加工和电驱线圈的浸烘漆过程是外包完成的。由于审核员未仔细核查，仅凭经验认为这两个过程为特殊过程，便询问受审核方是否制定相应的加工工艺对其进行控制，因回答没有制定，审核员就出具了书面不符合项报告。其实，受审核方只要向审核人员讲清楚具体的加工过程控制由供方按其具体的工艺、设备条件实施即可。若受审核方不作任何解释而确认，其后进行的原因分析自然是学习文件不够，采取的纠正措施则是制定根本不会采用的《注塑过程控制要求》和《电驱线圈浸烘漆工艺》。
二、对不符合项的原因分析不准确
有些受审核方对不符合项的原因分析，往往仅停留在表面。比如，审核员检查某企业产品出厂检验的抽检记录时发现，抽样的数量与其《检验规程》的规定不符，并发现《检验规程》只规定了抽样检验的比例而未明确合格与否的判定准则和方法。对此，企业的原因分析只是检验人员没有认真学习理解《检验规程》，而真正的原因是《检验规程》不符合相应标准的要求或不适应企业的实际情况，使得检验人员无法实施。
还存在一种情况，即将不符合的事实再复述一遍作为原因分析。比如，某企业的《不符合项报告》将“销售部门未按程序文件的规定对顾客要求进行确定和评审”作为不符合的事实，而其原因分析则是“销售部未按文件规定进行合同评审”。显然，只是重复了一遍报告的事实，而没有分析原因。笔者认为，原因分析应当体现在为什么没有对顾客的要求进行确认和评审：是相关人员不了解文件规定的要求，还是文件对需确认和评审的内容界定不清。否则，无法采取有针对性的纠正措施。
三、见证材料的有效性和可信性比较低
为证实受审核方针对不符合项所采取纠正措施的有效性，大多数认证机构均要求受审核方提供一定的见证材料。既然是见证材料，就必须有效和真实可信，但事实并非如此。
比如，受审核方向审核人员提供的三个回月前的产品出厂检验记录显示，检验员未按回照《产品出厂检验规程》规定的抽样方法实施回抽样检验。对于这个不符合标准和体系文件'要求的事实，受审核方采取了幼强检验人员回培训和强化检验流程监督检查"的措施。为证回明纠正措施的有效性，受审核方应当提供近期严格按照检验规程规定的抽样方法实施抽样检验的记录，但受审核方提供的却是补做的三个月前的产品检验记录。显然，这样的记录是无效和不可信的。
笔者在审核中，经常遇到的一个问题就是"补"记录。有些记录可以后补，但绝大多数在质量管理体系运行中形成的记录（如产品检验记录、不合格品处理记录、过程的监视测量记录、培训记录、内部审核记录等）是无法后补的。即便补了出来，也是自相矛盾、漏洞百出，难以自圆其说。所以，作为证明纠正措施有效性的见证材料应是采取措施以后的运行记录。
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