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采用过程方法建立和实施一体化管理体系
作者:佚名 文章来源:ISOYES收集 点击数: 更新时间:2006-9-16 21:55:03

    为了增强市场竞争力,提高管理水平和对外形象,确保稳定地提供满足顾客和适用法律法规要求的产品,达到顾客和其他相关方满意的目的,组织越来越重视ISO9000(包括QS9000、TL9000等)质量管理体系、ISO14001环境管理体系、GB/T28001职业健康安全管理体系SA8000社会责任保障体系等的建立和实施。
毫无疑问,任何组织都期望在建立和实施这些管理体系时,能够提高效率与效益,希望只建立一套管理体系,就能够覆盖尽可能多的管理体系要求,能够得到尽可能多的认证证书。
笔者采用过程方法和以过程为基础的一体化管理体系模式,研究和探索出一套能够十分方便和简单地“嫁接”多种管理体系要求的“管理平台”,并在该管理平台上成功地建立和实施了ISO14001和ISO9001一体化管理体系
本文简要介绍采用以过程为基础的一体化管理体系模式建立和实施环境、质量一体化管理体系(以下简称一体化管理体系)的主要内容。
一、一体化管理及其管理体系的理论基础
ISO9000:2000标准所描述的八项质量管理原则和PDCA循环是建立和实施一体化管理体系的理论基础。其中,过程方法和以过程为基础的一体化管理体系模式是核心手段。
1. 过程及有关定义
一体化管理体系的建立和实施过程中,组织对“过程”及有关定义的理解非常重要。正如ISO9001:2000标准所定义,任何接受输入并将其转化为输出的活动都可以被认为是一个过程。一个过程应当是或者本身是一种增值转换。
组织的一体化管理体系应当由许许多多“过程”串联或并联而成,在组织内部组成“过程网络”。通常,一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入。组织可以应用过程方法系统地识别和管理内部所涉及的过程和过程之间的相互作用与联系。
一体化管理体系所需的过程包括与管理活动、资源提供、废弃物产生、产品实现、监视与测量、废弃物处理、产品防护等有关的过程。
ISO14001/ISO9001一体化管理体系的完整过程:输入(资源+要求)、转化(产品实现+废弃物产生)、输出(产品+废弃物)。
每一过程所涉及的基本概念包括资源、要求、产品和废弃物。其中,“资源”是指实现顾客满意产品所必需的资源,一般包括人员、设备、原材料、技术方法、监测手段和生产顾客满意产品所需的环境等。“要求”指顾客法律法规和其他相关方的要求,包括对产品的要求和在环境保护方面的任何要求。“产品”是指过程输出的主要结果,也就是顾客和其他相关方满意的产品(product)。同时,符合ISO9001标准1.1“总则”在注释中所界定的:“仅适用于预期提供给顾客或顾客所要求的产品”,即ISO9000标准3.4.2中“质量保证主要关注预期的产品”。“废弃物(waste)”是指过程输出的除产品以外的非预期的结果。废弃物包括任何“副产品”、废水、废气、噪声、固体废弃物和不合格品等,符合ISO14001标准所定义的给环境造成的任何有害或有益变化的,或能与环境发生相互作用的要素即等同环境管理体系要求必须控制的环境因素(environmental aspect)。
事实上,ISO9001:2000标准要求控制的基本内容主要是针对不合格(不合格品和不合格项,下同)的预防措施,对不合格的纠正与纠正措施以及持续改进的目的,是确保所输出的产品持续满足顾客和法律法规的要求;而一体化管理体系所控制的内容是针对包括不合格在内的所有“废弃物”的预防措施、降低、纠正(或治理)与纠正措施(或管理方案)和持续改进,确保所输出的产品和(或最终排放的)废弃物持续满足顾客、法律法规和其他相关方的要求。
因此,对任何过程输入所涉及的资源和要求进行有效的策划、控制以及对输出所涉及的产品和废弃物进行有效预防和管理,是一体化管理体系建立和实话的基础与成功的保证。
2.“过程”的增值转换
一个过程应当是或者本身是一种增值转换。一体化管理体系重点强调采取污染(或废弃物)预防和持续改进,以及对产品的精心防护和对废弃物的有效控制,从而提高过程的效率和效益、降低成本、增加利润。
按照物料平衡原理(mass balance)或物质量不灭定理,任何过程输入的“资源”和输出的“产品”和“废弃物”之间的关第可以表述在式(1)中:

Min=Mout=Mp+Mw (1)
其中:
Min为过程所输入全部资源(或“物质”,包括有型的和无型的)总的“质量”(或重量);
Mout为过程所输出全部“物质”(也包括有型的和无型的)总的“质量”(或重量);
Mp为过程所输出“产品”总的“质量”(或重量);
Mw为过程所输出全部废弃物总的“质量”(或重量);
式(1)表明,在输入“资源”(Min)怛定的情况下,过程输出的“产品”(Mp)和“废弃物”(Mw)之和也必然是个相应的恒定值。
因此,采取有效措施尽可能多地减少或避免废弃物(Mw)的产生,或者采取切实可行的预防措施,对过程所输出的环境因素(Mw)实施有效控制,在某种意义上就等同于尽可能多地提高或增加该过程预期产品(Mp)的输出量,即最大限度地促进了该过程的增值转换。
3 以过程为基础的一体化管理及其管理体系模式。
在对组织过程网络的任何过程和以过程为基础的一体化管理体系进行管理的过程中,管理者应当:
(1)认真考虑相关方要求。这里的相关方包括顾客、环保执法部门、有关社会团体、环保组织、行业协会、邻里、供方(包括分承包方)、认证机构等;要求包括明确的(如合同规定)、隐含的、潜在的要求,尤其是有关环境保护方面的法律法规和其他相关方的要求。
(2)严格对输入资源进行策划、管理和控制。
(3)确保按照规定的要求第一次就做好。
(4)对过程及其输出的产品和废弃物进行测量、分析、改进或治理,确保其满足顾客、法律法规和其他相关方的要求。同时,对相关方满意程序的监视要求对对相关方有关组织是否满足其要求的感受的信息进行评价。
(5)对过程输出的产品进行有效防护,包括标识、登录、搬运、维护、贮存和交付等。对废弃物进行有效控制、分类回收利用和妥善处理,确保满足相关方、有关法律法规和环境保护方面的要求。
(6)将一体化管理体系持续改进作为组织和每一个过程的永恒目标。

二、一体化管理体系的基本要求和实施要求
一体化管理体系的建立和实施必须同满足ISO9001和ISO14001标准的要求。因此,组织的管理者和体系的推动者必须从更深层次理解和掌握这里部标准的内涵及所涉及的范围,以及必须具备的质量意识、环境意识和环境保护理念。以下简单价绍一体化管理体系的主要要求及其实施要点。
1、一体化管理方针
一体化管理体系的管理方针应当由组织的最高管理者制定与发布。方针应体现组织总的一体管理宗旨和发展方向,体现最高管理者的经营理念、战略境界、环境意识和保护环境的社会责任感等。可以将ISO9000标准提出的八项质量管理原则作为制定管理方针的理论基础。

为了满足ISO9001和标准的要求,最高管理者应当制定并确保管理方针满足以下要求:
(1)适合于组织的宗旨及其活动、产品或服务的性质、规模与环境影响;
(2)包括对持续改进和污染预防的承诺;
(3)包括对遵守有关法律法规要求和满足顾客及其他要求的承诺;
(4)提供建立和评审管理目标和指标的框架;
(5)形成文件并付诸实施,予以保持,并传达到全体员工,可为公众所获取;
(6)在持续适宜性方面得到评审。

2、过程及系统管理
一体化管理体系所需的过程包括与管理活动、资源配置、产品实现、废弃物产生、废弃物处理和测量有关的过程。为了有效地利用过程方法建立和实施一体化管理体系,组织应当:
(1)识别一体化管理体系必需的过程及其在组织工作中的应用;
(2)确定并管理这些过程的顺序、相互作用及其接口;
(3)根据管理方针的要求制定管理目标并细化到有关过程;
(4)确定标准和方法,以保证这些过程的有效运行和控制;
(5)确定可以获得必要的资源和信息,以支持这些过程的有效运行和对这些截长过程的监控;F
(6)监视、测量和分析这些过程,实施取得预期目标、指标和持续改进所必需的行动;
(7)实施必要的措施,以实现这些过程所策划的结果和对这些过程的持续改进
组织还应当确保控制人造任何影响产品和环境符合性的外包过程,明确控制的方法。

3、环境影响和环境因素及其控制
ISO14001标准将组织在活动、产品或服务过程中对环境所造成的不利或者有利、整体或局部的任何变化(any change)定义为环境影响(environmental impact)。当然,它主要关注的是不利影响。这种不利影响的结果要环境么对环境产生污染和危害,要么使人类有限的资源耗竭或浪费。同时,ISO14001标准将组织在活动、产品或服务中能够或可能对环境产生作用的因素称为环境因素。环境因素与环境影响之间是一种因果关系。环境因素是一体化管理体系中最重要的控制要点之一。
一体化管理体系中,最突出的特性之一是将任何过程所输出的非预期结果----废弃物定义为环境因素。废弃物包括任何可能的“副产品”、废水、废气、噪声、固体废话弃物和不合格品等。此外,顾客、法律法规和其他相关方有关产品、环境保护方面和组织自身的任何要求也应当纳入环境因素不的范畴。

识别和确定环境因素应当考虑过去、现在和将来三种时态;识虽和确定正常、异常和紧急三个状态和常见的环境问题,以及法律法规和其他环保要求,还包括能够施加影响的范围。

为了有效地建立和实施一体化管理体系,组织可以建立并保持一个或者多个程序,确定在活动、产品或服务中该程序能够控制,以及期望它施加影响的环境因素,以便判定对环境具有或可能具有重大影响的因素,以便判定对环境具有或可能具有重大影响的因不经,即重大环境因素。组织应确保在建立管理目标和管理方案时,考虑这些因素。当然,组织应及时更新这方面的信息。

对组织所使用的产品和服务中可标识的重大环境因素,组织应当将有关的程序与要求通报供方(包括分承包方)。

4、顾客、法律法规和相关方要求
一体化管理体系中,顾客、法律法规和相关方要求可谓牵一发而动全身。从一体化管理方针的制定到环境因素的定义和识别、重大环境因素的评价,从管理目标指标的确定到管理方案的建立,从过程的运行控制到监视检测,从管理体系审核到管理评审,在每一过程和过程网络以及整个决策阶段和所有控制过程中,都必须认真对待、慎重考虑这些要求。

在这里,“要求”包括产品的要求、环境保护的要求和组织确定的任何附加要求,也包括明确的或合同规定的、隐含的或法律法规规定的和潜在的要求。可以将这些要坟区分为主动的要求(如进行相关方满意度调查或监视和测量等)和被动的要求(如相关方的投诉等)。同时,这种要求尖当是以向的。任何建立和实施环境管理体系的组织都有责任要坟自己的相关方(尤其是供方)在生产、活动、服务和生活等方面提供最佳环何产品或条件。

一体化管理体系中,组织应建立并保持程序评审、确定和控制活动、产品或服务要求以及这些要求中环境因素的适用法律法规和其他要求,建立获取这些要求的渠道。

5、目标指标和管理方案
建立和实施一体化管理体系的最终目的是使组织的产品质量和环境行为得到有效改善。管理广元地热异常承诺的污染预防和不断改进,必须落实到可见证的数据或不断更新的目标指标上。

制定目标指标和管理方案一般应针对使污染物排放达标,使废弃物最大程度减少,使不合格率尽可能降低,使资源浪费减少或资源得到有效利用等。要实现目标指标,必须有相应的资源(包括资金、人力或硬件配置、软件开发等)保证。

目标指标和管理方案必须考虑顾客、法律法规和其他腾要求,还应考虑技术方法的可行性、财务支付能力、生产运行和经营要求,以及各方面的观点等。目标指标一定要切实可行、具体并尽可能量化,方案中的管理责任必须落实到全冲服关职能部门和每一个层次或一体化管理体系的各过程。

在具体实施过程中,可能会出现需要修改目标指标和管理方案的情况。如果一个项目涉及到新的开发和新的或修改的活动、产品必须对有关方案进行相应的修订,以确保管理方案与该项目相适应。

管理方案应按时监督落实,并保留相应的记录;不能按期完成时,必须进行检查,重新规划,跟踪实施并保留朴硝应的记录。

6、一体化管理机构和职责
一体化管理体系必须覆盖组织的整个范围和全体员工。因此,每一个部门、每一个管理者乃至每一个员工,都必须有明确的职责与权限,包括在管理目标指标和管理方案中的责任同时,有关人员必须具备质量环境意识和有关知识、经验、能力。

组织可以对有关岗位员工(包括管理人员、技术人员、操作工)的必备知识、能力和经验及职现和权限作出明确规定,形成文件并予以通报。

建立和实施一体化管理体系一项系统工程,组织必须经历决策、策划、设计、组织机构及从中央到地方安排、体系文件编写、必要的资源配置、必要的项目改造,以及培训试运行和不断改进完善等过程。这些过程,不仅需要全员参与,也需要其他资源的投入,包括必要的专项技能、可靠的专业技术及足够的财力等。

最高管理者应当为实施与控制一体化管理体系提供必要的资源。

7、信息沟通
信息沟通包括内部沟通和外部沟通。
内部沟通,是组织内部各级职能部门和各层次之间的一体化管理信息沟通。通过沟通,实现管理协调、实施配合、技术合作、使环境因素、重大环境因素得到有效改善,使管理方案得到顺利实施与落实。任何信息的呆滞或不畅通都可能造成一体化管理体系运行的失败。

当紧急情况发生时,信息沟通的畅通无阻对应急准备和响应尤为重要。
外部沟通,一方面是为了向外界扒介组织的环境质量政策,展示组织的环保形免受和持续满足顾客和法律法规要求的能力;另一方面是为了实现管理方针中对满足和相关方要求的承诺。这种交流也是双向的。

8、运行控制
组织应当明确与产口实现、废弃物产生、废弃物处更能及与确认的重大环境因素有关,与管理方针、目标指标有联系的过程及运行活动。为了确保这些活动在程序规定的条件下进行,组织应当根据以下要求策划这些活动;
(1)必须建立并保持文件化的操作程序;
(2)在程序文件中规定操作标准,包括产品实现、标识、放行、交付和交付后活动的实施与控制,也包括废弃物产生、标识、分类回必、处理、排放等的依法管制;
组织应针对产品和服务中可标识的重大环境因素建立和保持管理程序,并将有关程序与要求通报供方(包括分承包方)。

9、紧急准备和响应
为了履行组织在管理方针中对污染预防作出的承诺,组织必须制定和保持相应的程序文件,明确活动、产品和服务范围内潜在的事故、紧急情况或潜在的重大环境因素,规定有效的应急准备。一旦这些情况发生,即刻采取响应措施,从而预防或者减少重大环境影响。
必要时,特别是在事故或紧急情况发生后,组织应对应急准备和响应程序予以评审和修订。
可行时,组织应定期检验上述程序。

10、监视、测量和分析
监视和测量的目的是分析、评价过程中的产品实现和废弃物产生是否偏离规定的要求,以及输出的产品废物是否满足顾客、法律法规和其他相关方的要求。组织应当对一体化管理体系的运行情况,对过程及其管理目标和系统的管理情况,对人员行为是否满足规定的要求等进行监视、测量和分析。
首先,对可能具有重大环境影响的运行与活动的关键物性进行例行的监视和测量,对免受应包括产品、废话弃物、管理体系及春管理绩效(包括环境绩效)、有关的运行控制,以及相关过程管理目标和指标符合情况的跟踪信息等。为保证监视和测量手段及其结果的科学性、准确性和有效性,应对监视和没量设备进行校准并妥善维护,根据组织的程序保存校准和维护记录。
其次,将监视和测量结果与顾客、法律法规、排放标准、组织所制定的管理目标和指标、相关方的有关要求等进行跟踪对比,以评价过程活动与管理方针和管理目标的符合性,以及一体化管理体系的充分性、有效性和持续适宜性。同时,明确持续改进的切入点。
采用过程方法建立和实施ISO14001/ISO9001环境质量一体化管理体系,不仅能够有效地管理和控制质量管理体系、环境管理体系中出现的各问题和持续改进,而且为组织节约了大量人力、物力、财力,提高了组织的效率和效益。同时,也为组织与其他管理体系的衔接构筑了一个管理平台。

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