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一体化管理体系的审核范围
作者:佚名 文章来源:ISOYES收集 点击数: 更新时间:2006-9-16 22:51:58

对于一个组织而言,将不同的管理体系按照自己的经营管理宗旨整合为一个管理体系,其好处显而易见。审核对象的变化必对认证机构提出将不同管理体系一起进行审核的要求,即一体化审核的要求。实施一体化审核时,审核组长应确保审核目的、审核范围、审核准则等适合一体化审核的性质。一体化审核的对象是一体化管理体系,应按照“有利于策划、资源配置、确定互补的目标并评价组织的整体有效性”的原进行。本文从一体化管理体系“审核范围的确定”入手,探讨一体化审核的有关问题。

一、影响审核范围的因素
审核范围应由审核委托方和审核组长依据审核方案程序确定。审核委托方可通过审核申请表、认证合同书明确管理体系覆盖的产品范围、相应活动以及地址等。审核组长可在此基础上进一步收集信息(如受审核方的地理位置、组织机构、主要活动和过程等),以便策划审核计划,确定审核范围。对于影响审核范围的主要因素,可根据以下方面确定。

1、标准规定的管理体系范围
当组织选取定某个通用标准(如ISO9001、ISO14001、GB/T28001等)作为审核依据时,由于标准限定了其应用的范围,组织不能随意删减标准的要求。审核组长在确定审核范围时,应对删减的合理性予以确认。删减不能影响组织满足标准要求的能力和责任,否则组织不能声称管理体系满足标准的要求。

2、组织最高管理者界定的管理体系范围
组织的最高管理者一旦决定推行管理体系,就要明确其适用的范围,且在质量手册或其他文件(如认证申请书、认证合同、取得认证注册后的营销资料等)中加以明示,以免产生混淆或误导。

3、任何影响产品实现的过程和资源
虽然组织选定的标准是适用的,但组织策划和实施管理体系受到各种要求、目标、提供的产品、采用的过程、组织结构和资源等的不同影响。因此,一体化管理体系的审核组长要结合组织的具体和特点策划审核范围。

二、确定审核范围的准则
策划一体化管理体系的审核范围时,可围绕人、过程、地域考虑以下准则:
与交付符合要求的产品的能力与责任有力有关;|
与控制不期望的副产品产生的责任和能力有关;
与对相关人员有可能构成的伤害或风险有关。

三、确定审核范围的思路
1、考虑一体化管理体系覆盖范围的主导产品
①以交付符合要求的产品的能力与责任为准则
审核人员应识别组织实现的全过程,从而确定一体化审核的起止点,即按照质量管理体系中产品实现的过程策划审核范围,包括产品策划、设计和开发、采购、生产和服务的提供,以及交付和交付后的人、机、料、法、环的活动。进行一体化审核时,可在此基础上融入其他管理体系的要求,但不要忽略对产品实现开始和完成后的审核。首先,审核产品的目标、要求,以及设计和开发时,应确认组织是否考虑如何避免产品使用过程中的安全、健康隐患,以及如何避免环境污染或资源的浪费。其次,审核产品交付后可能引发的活动(如组织所在地域以外的维修、维护活动)和涉及组织能力与责任的其他活动。
②以一体化管理体系覆盖范围的产品责任人界定审核范围
任何组织的产品寿命期都有长短,品种规格亦会有变化,界定审核范围不可忽略产品“过去时态”的重要影响。

2、考虑有关支持性过程
对于依赖组织的产品实现而存在(如水、电、气网系统,未与企业剥离的后勤保障系统,包括职工食堂、医院、厕所、淋浴等),且污染物无法单独排放的支持性过程,应纳入一体管理体系的审核范围。

3、界定审核的地域
①质量、环境、职业健康安全管理体系审核范围的异同
质量、职业健康安全管理体系审核的地域可在组织的资源和作业场所方面统一。由于环境是组织运行活动的外部存在,包括空气、水、土地、自然资源、植物、动物、人,以及它们之间的相互关系,确定环境管理体系的审核范围要考虑组织是否对周边环境造成影响。审核组长还要了解组织所在地的环境质量标准。

②“国中国”问题
目前,许多企业将自己的辅业与主业剥离,将期形式“生产”企业并独立经营。但是,这种企业的所在地多数仍在其“母体”之中,形成“国中国”。笔者认为,可以把它们划归为“相关方”,但“母体”能对其施加较大影响。

③“多现场”问题
在一体化审核的过程中,一些组织拥有多个现场(如建筑施工企业的数个项目经理部、商业连锁店、集团公司设在全国各地的同一种产品的生产厂家),都可以覆盖在一起认证证书中,即与本部分纳入同一个整合的管理体系之中。这些现场均属于审核的范围。审核时,可执行国家认可机构规定的多现场抽样原则。

4、相关方与审核范围
①辨识组织的相关方
如果将不同管理体系标准对相关方作出的定义进行整合,那么,相关方即“与组织的绩效有关系的个人或团体”。这种关系主要通过供应链予以连接(即供方---组织---顾客)。其中环境管理体系还增加了地理位置相邻的团体、个人和社区。纳人审核范围的相关方。
审核组长策划审核范围时,应辨识组织的相关方,辨识组织在满足管理体系要求时有哪些过程以外包的形式完成(包括固体废物处理的外包)。组织对于任何影响实现管理体系要求的外包过程,均应在一体化管理体系中进行控制。如果审核组长能够识别或向组织了解其外部的相关方,则有助于确定审核范围和审核工作量。

示例:某从事海港货物装卸服务的港埠公司,其货种有散货、杂货、油、集装箱等;其顾客有货主、货主代理人以及主租用的船方、船方代理人等。因此,这个公司的相关方有以下几类:
运输方面的相关方:集货的车辆、提货的车辆、过泊的船只、装卸货物的火车、租凭的各种起重运输设备;
人员方面的相关方:劳务分包;
库场方面的相关方:租用外部的仓库、场地的仓库储服务;
办公楼设施维保方面的相关方:电梯、保洁;
后勤服务方面的相关方:食堂、锅炉、保洁、绿化等。
由于上述相关方的活动对这个公司一体化管理体系的绩效都有直接影响,其一体化管理体系应提出能够对这些相关方进行控制或施加影响的要求。
在审核实践中,虽然有些相关方位于组织所在的地域之外,但考虑审核范围时仍要将这些相关方纳入组织的管理和控制范围。

②了解相关方
审核人员了解位于受审核方作业场所之内或地理位置相关方时,可以在现场收集审核证据;了解他相关方时,可以从控制结果的有效性,控制方法的充分性、适宜性等方面予以求证。

③对相关方的一体化审核
由于受审核方对其相关方管理职责和权限分配不统一,当某个相关方做某件事情以满足不同管理体系的要求时,对其实施一体化审核是十分重要的。例如,分包某风景名胜区保洁服务的某保洁公司,应保证游览环境干净,固体废弃物应分类置放于指定地点,非危险固体废弃物可直接处理,应在保洁过程中注意地域陡峭、火灾等到不安全因素......进行一体化审核时,应识别该风景名胜区的保洁服务过程对实施其质量、环境、职业健康安全目标的重要影响,组织对该保洁公司提出了哪些控制要求和控制方式,以及对该过程结果的衡量是否兼顾了不同管理体系的要求。

由于各标准对相关方提出的准则、对客观证据要求的程度不同,组织对供方或分包方的控制也不同。首先,可考虑质量管理体系提出的选择、评价、重新评价的准则,在收集审核证据时亦应就高不就低;然后,可在质量管理体系的“7.4.2采购信息”中要求相关方遵守环境管理体系职业健康安全管理体系的运行控制要求,并对有关信息进行沟通。

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